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【コラム】業務改善システムの落とし穴 ITシステムを導入しても業務は改善されない?

Date:2024.05.09

みなさんこんにちは、山田です。
さて今回のコラムでは、会社で業務改善のための、各種システムの導入をご検討されている方に向けた内容になっています。
最近は、各社からたくさんの業務改善システムが販売されていますよね。例えば、会計管理、顧客管理 、生産管理、在庫管理、販売管理、人事管理、勤怠管理、その他、キリがないほどたくさんのシステムがリリースされています。
しかし、これらのシステムを導入すると、本当にそれだけで業務が改善されるのでしょうか?
結論から申しますと、答えはNOです。
システムを導入するだけでは業務改善はなし得ません。システムはあくまでツールの一つであり、それ自体が自動的に業務プロセスを改善するわけではありません。ではいったいどうすれば良いのでしょうか?
以下に主な原因と対策を挙げます。

目的と合致しない導入
システム導入の目的が不明確であったり、現在の業務プロセスや課題を正確に理解していない状態で導入すると、業務改善にはつながりません。場合によっては、むしろ逆効果になることもあります。必ず導入前に、何故システムが必要なのか?システムによって、どのプロセスをどのように改善できるのかを明確にしておく必要があります。

業務プロセスの見直し不足
システムを導入しても、既存の業務プロセスを見直さずにそのまま適用すると、効率化や改善は期待できません。システム頼みではなく、先ずは業務プロセスを見直し、正しい作業手順を構築してから、それに見合ったシステムを導入する必要があります。

従業員の抵抗
新しいシステムに対する従業員の抵抗感や、適切なトレーニングが行われないことで、システムが十分に活用されない可能性があります。従業員にシステムを有効活用してもらうためには、教育計画を作成して実施する必要があります。また、従業員がきちんと理解できたか?を確認し、いまいち理解できていない場合は、改めて再教育を実施することが大事です。ISOではこれを、教育の有効性確認といいます。

継続的な改善の欠如
システム導入後も、継続的な評価や改善が行われなければ、業務改善の効果は限定的になります。システム導入のタイミングで、一定期間にどれぐらいの工数やコストを削減できるか?を事前に見積もっておき、定期的に効果をレビューすることが重要です。もし見込んだ効果が得られていない場合は、改善アクションを実行する必要があります。この活動はPDCAサイクルそのものですね。


これらのことから、システムを導入するだけでは業務改善はうまくいかないというのが現実です。システムを最大限に活用し、実際の業務改善につなげるためには、これらの要素が不可欠なのです。
 
会社で業務改善のためのシステム導入をご検討されている方は、ぜひこの内容をご参考になさってみてください。

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